Modelo de Carta Formal, ejemplo y formato para escribir en español

La redacción de una carta nunca es tarea sencilla, en especial en la era digital donde nos hemos acostumbrado a escribir con abreviaturas y de manera informal. Tampoco nos ayuda en estos casos, la pérdida de costumbre en el uso de formalidades para dirigirnos a otros de manera escrita. De forma que, ante este reto debemos ubicarnos en el amplio universo de carta con el que nos encontraremos. Cuando hacemos referencia a una carta, podemos encontrarnos con muchos tipos de ellas. Existen cartas personales, de recomendación, de trabajo, de solicitud, entre muchas otras. Así que, en el presente artículo nos enfocaremos en las cartas formales.

En este sentido, lo primero a tener en cuenta es que cuando se trata de una carta formal hay que dejar de lado los modismos, argot o palabras y expresiones poco adecuadas y seguir ciertas formas. En especial, si la carta va dirigida a personas que ocupan importantes cargo o representan algún tipo de autoridad. Se deben considerar algunos aspectos antes de iniciar a elaborar nuestra carta formal. Los cuales detallaremos a continuación.

Modelo para redactar una carta formal

Podemos considerar que una carta formal es un tipo de comunicación dirigida a instituciones, gobiernos y sus representaciones, empresas, etc. Dicho de otro modo, el destinatario de la carta se encuentra revestido de respeto en cualquier ámbito, ya sea éste político, educativo, financiero, eclesiástico, por enumerar algunos ejemplos.

Como se puede deducir de lo anterior, estas cartas deben tener un lenguaje formal, y deben estar claramente estructuradas. Por supuesto, debe cuidarse la calidad de la gramática y ortografía, así como la coherencia lógica de las ideas a ser planteadas.

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¿Cómo empezar una carta formal?

Las cartas formales, tienen el propósito de exponer o plantear temas oficiales. De manera que se dejan de lado, situaciones personales o poco relevantes para el propósito que se persigue con la comunicación. Esto es así, porque las implicaciones de este tipo de cartas suelen ser de gran importancia, en materias delicadas, incluso para un país. Así que antes de iniciar una carta formal debemos tomar en cuenta los siguientes aspectos:

Resulta de gran importancia tener claro el objeto de la carta. Muchas veces no basta con tener una idea clara en nuestras cabezas, ya que podemos perdernos cuando intentamos plasmar la idea en blanco y negro. Por ello, recomendamos escribir cuál es el motivo de la carta. Esto nos permitirá contestar la pregunta ¿cuál es el fin de la carta que deseamos enviar?

Con este simple pero importante paso, evitamos que las ideas se dispersen erráticamente a lo largo de la carta. Si nos planteamos el objetivo de manera clara, también fluirá el texto. En caso contrario, nuestro receptor podrá detectar que hemos improvisado al momento de redactar, cosa que no permitirá una buena impresión.

En segundo lugar, debemos reunir toda la información relevante para que ese fin se cumpla a cabalidad, puede tratarse de reportes, números, datos etc. La idea es recabar información y argumentos que apoyen nuestro propósito. Debemos dejar claro que esa información debe ser pertinente para el objetivo de nuestra carta.

El Formato

Como ya lo señalamos, una carta formal debe ser estructurada. De manera que las ideas se desarrollen, y al mismo tiempo sean relevantes. En este sentido, lo mejor será enumerar los puntos a exponer por orden de importancia. Recordemos que debemos ser lo más concisos posible, por lo que no podemos incluir puntos que poco aporten.

Para estar completamente seguros, de que la carta cumplirá su objetivo, hagamos un esquema o borrador. Así tendremos una vista previa de nuestra carta final. Debemos satisfacer cuestiones como: ¿Tratamos todos los puntos importantes? ¿Podemos dejar más clara la presentación? ¿Algún punto es irrelevante? ¿La apariencia de la carta es la correcta? ¿El destinatario tendrá la impresión deseada?

Si nos encontramos satisfechos, o ya hemos realizado los ajustes necesarios, estaremos listos para escribir nuestra carta final.

Consideraciones a tener en cuenta

El lenguaje a implementar en una carta formal es serio, deben seguirse fórmulas de cortesía establecidas. En la generalidad de los casos, nos dirigiremos al destinatario en la segunda persona con cortesía, es decir, de “usted”. Es común el uso de encabezados o membretes. De esta forma, el lector podrá deducir rápidamente el motivo de la carta.

Características de una carta formal

La carta formal debe seguir muchas solemnidades, pues como ya hemos señalado es contentiva de asuntos oficiales de relevancia. Es por ello que es importante destacar sus características particulares, las cuales debemos tener presentes al momento de su redacción.

📩 Estructura por partes

Se trata de mantener el orden lógico de los elementos de la carta. Del mismo modo, establecer un orden en las ideas a ser expuestas de forma que podamos garantizar su total entendimiento y coherencia durante su lectura posterior. Se recomienda por tanto, colocar ideas distintas separadas en párrafos.

📩 Claridad

La carta debe ser clara tanto en su contenido, en la exposición de los planteamientos, como en lo que visualmente se refiere. En este sentido, el contenido no puede prestarse a malos entendidos o confusiones. Y en cuanto a su presentación, debe ser pulcra y plasmada en un papel adecuado.

📩 Corrección

Se deben evitar a toda costa errores gramaticales, faltas de ortografía y expresiones fuera de los tonos formales o despectivos. Ante todo, se debe mantener cordialidad y en los casos donde se trate de nuestras labores, se trata de mantener profesionalismo.

📩 Concisión

La información debe plantearse sin extenderse en detalles irrelevantes. La carta formal debe ser lo más corta posible pero contentiva de toda la información necesaria. Por ello debemos evaluar la pertinencia o no de determinados datos.

📩 Sencillez

Conviene usar un lenguaje simple, sencillo y normal, siempre dentro de la formalidad.  Evitemos el uso de palabras rebuscadas que se presten a la confusión o malas interpretaciones. Queremos que nuestro receptor no tenga dudas sobre la intención que tenemos al enviar la carta. Esto solo lo lograremos si nuestras palabras son claras, sin posibilidad de malinterpretarlas. De manera que, usemos palabras comprensibles para cualquier persona; siempre de acuerdo al estilo y formalidad de la carta que estamos redactando.

📩 Cortesía

Debemos tratar a la otra persona de forma educada y con buenos modales. Esto es así en cualquier tipo de comunicación, no obstante, ya sabemos que en este tipo de cartas este elemento es imprescindible.

Estructura de una carta formal

Ahora bien, cuando nos proponemos escribir nuestra carta formal, debemos tener clara su estructura y solemnidad. La carta formal, deberá dividirse en tres grandes partes, a saber:

  • Encabezamiento
  • Cuerpo o exposición
  • Despedida

Debido a la formalidad de esta carta deberá de seguir un esquema bastante riguroso. Cada apartado tiene su papel importante al componer la carta formal, siendo entonces necesario conocer el fin de cada uno. Igual valor poseen las fórmulas de cortesía que debemos utilizar. Es oportuno recordar que el cómo nos dirijamos al destinatario en función de su cargo, jerarquía o representación constituye un elemento que podría ser decisivo para que nuestra carta cumpla su objetivo.

Dicho lo anterior, pasemos a enumerar los elementos que debe contener una carta formal:

📜 Encabezamiento de la carta

Que debe estar compuesto por:

Membrete: en este apartado se plasman los datos del remitente, normalmente acompañados de toda la información de contacto, como teléfonos y correos electrónicos.

Destinatario: de seguidas se colocarán los datos de la persona a la que va dirigida la carta, o al departamento correspondiente en caso que desconozcamos el nombre del representante del mismo. Por ejemplo:

Lic. Carmen Maza

Ministra de Educación:

Presente:

Lugar y fecha: inmediatamente debajo de la información del destinatario, colocaremos lugar y fecha. Si ya colocamos el lugar en el membrete, podemos omitirlo en esta oportunidad.

📜 Introducción

En este punto buscamos romper el hielo y así crear un clima cordial. Al mismo tiempo, estaremos preparando al destinatario para la información que de seguidas se exponga. Un ejemplo sencillo de esta introducción puede ser:

Distinguido señor:

Por medio de la presente

📜 Cuerpo de la carta

Aquí estaremos explanando el asunto central de nuestra carta. En otras palabras, explicaremos los motivos por los que escribimos dicha comunicación. Recordando que debe ser coherente, precisa y concisa. Sólo para exponer asuntos relevantes de carácter formal.

📜 Despedida

Siempre en tono formal, en tercera persona mediante expresiones cordiales. Por ejemplo:

  • Reciba un cordial saludo.
  • Quedo a sus órdenes.
  • Quedo a disposición de usted.
  • Atentamente.
  • Respetuosamente.
  • Sin más que añadir, me despido cordialmente esperando su contestación.
  • Un saludo cordial.

📜 Firma

Acompañado de la antefirma, la cual indicará el nombre o cargo. Por ejemplo:

José Pedro Pérez

Representante de los trabajadores

 

Está de más señalar, lo importante que es la calidad de la escritura. No basta que la carta se encuentre bien estructurada, sino que debe estar libre de errores ortográficos. Este aspecto debe ser impecable. Por ello, siempre recomendamos que una vez redactada la carta la leamos un par de veces, la dejemos por unas horas y un día, de ser posible, y luego la leamos de nuevo con vista fresca. Este consejo nos será útil a la hora de detectar algún error ortográfico o de gramática.

Formalidades adicionales en la carta

El cómo nos dirijamos a nuestro interlocutor, tendrá un impacto importante en cómo sea recibida nuestra carta. La elección entre una u otra fórmula de cortesía será decisivo a la hora de tratar correctamente al destinatario. Este trato dependerá de la posición desde la cual nos encontremos frente al receptor. Esto se constituye, en una de las primeras impresiones que dejaremos en el destinatario de la carta. Desde el punto de inicio de la carta, si nos dirigimos correctamente, invitamos al receptor a continuar leyendo nuestra misiva.

Si bien es cierto que en la actualidad el uso de éstas fórmulas ha disminuido exponencialmente, no es menos cierto que en este tipo de cartas debemos recurrir a ellas. Esta pérdida de costumbre puede llevarnos a cometer algunos errores a la hora de implementarlos, así que para minimizar esos desaciertos dejamos un listado que nos ayudará. Entre las fórmulas más comunes podemos encontrar:

Excelencia: Muy común para el trato hacia jefes de estado, sus cónyuges y para obispos.

Excelentísimo señor(a): Para dirigirnos a ministros, Tribunal Constitucional, presidentes de comunidades, capitanes generales del ejército, rectores de universidades, gobernadores, embajadores, alcaldes.

Señoría: Utilizado para el trato hacia jueces y magistrados.

Majestad o Alteza Real: Para dirigirse a los reyes.

Santísimo Padre: Para dirigirse al Papa.

Eminencia: Destinado para el trato hacia los cardenales.

Por su puesto, el más neutral con independencia de a quién nos dirigimos y la posición que ostenta es el uso de “Usted”. Esta fórmula de cortesía siempre será útil cuando las personas que no se conocen, tiene mayor peso cuando se trata de personas de mayor edad. También cabe a la perfección al tratarse de superiores, personas de mayor jerarquía. En aquellos casos donde nos dirigimos a personas en igual o similar posición, pero pertenecientes a otra empresa, sector o gremio.

Otro formalismo al que debemos atender particularmente en las cartas formales es a la despedida, es el elemento que cierra la carta. Y es al que menos importancia le solemos dar. Resulta ser el momento oportuno en el que se expresan los derechos, esperanzas o donde se solicita finalmente que se consideren nuestras ideas expuestas a lo largo de la carta. Es también el momento de aportar una última impresión al destinatario. Podría ocurrir que gracias a una buena despedida logremos que tomen en consideración nuestro caso o planteamiento, con ciertas deferencias.

Errores y descortesías que debemos evitar a toda costa

A continuación, señalaremos una serie de actuaciones que no deben darse a la hora de redactar nuestra carta formal. Debemos ser muy cuidadosos en estos aspectos o nuestra carta podría resultar en todo un fracaso.

  • La mala letra: actualmente, todos usamos computadoras para este tipo de cartas, de manera que este punto estaría saldado. No obstante, su equivalente en este mundo digitalizado sería, utilizar una fuente adecuada, que inspire seriedad. Por tanto, debemos tomarnos en serio la elección de la fuente que usaremos en nuestra carta. Podría considerar un irrespeto el uso de una fuente ininteligible o una fuente que no denote seriedad.
  • Firma ininteligible: debemos dejar claro quiénes somos al momento de firmar nuestra carta. Y lo mejor es hacerlo con nuestro nombre y si nuestra firma no es legible colocarla debajo.
  • Usar un papel inadecuado o presentar borrones y tachones en nuestra carta: es evidente que nuestra carta debe ser presentada de manera adecuada, nos estamos dirigiendo a personas en lugares muy importantes.
  • Abuso de las abreviaturas: en toda carta formal, debemos utilizar las palabras completas, con esto evitamos malos entendidos y parecer perezosos a la hora de redactar.
  • Palabras malsonantes o fuera de tono: esto sigue relacionado con el tono formal de la carta. Debe mantenerse en todo momento, no es el tipo de cartas para tomarse licencias y dar paso a los coloquialismos e informalidad, que puede ser tomado de manera ofensiva.
  • Utilizar vulgarismos o argot: aplican las mismas reglas que lo antes señalado.

Ya tenemos lo esencial para escribir nuestra carta formal cuando lo necesitemos. No debemos dejarnos intimidar por la magnitud del destinatario, siempre que tengamos claro el objetivo.

¿Por qué utilizar un modelo de carta como ejemplo?

Gracias al uso de modelos podremos facilitar el proceso de elaboración de una carta formal. Con estos modelos, podremos tener el punto de partida y nos ahorraremos mucho tiempo en estructurar la carta, pues ya en el modelo estará la estructura básica. Además, podremos conseguir muchos modelos para adaptarlos al que necesitemos. De esta manera, sólo quedará de nuestra parte el contenido, el cual debe sujetarse a todas las normas antes expuestas.

El uso de modelos para la elaboración de una carta formal, nos ayudará a evitar una carta mal redactada, confusa, con errores de ortografía que pudiera hacernos quedar mal. Quien reciba nuestra carta debe poder confiar en lo que estamos planteando, de allí la importancia de contar con una carta muy bien redactada.