Plantilla de Nómina (modelos y ejemplos) para rellenar

Una nómina es un registro que contiene los ingresos o ganancias de los empleados que laboran en una empresa. Contiene tanto las asignaciones permanentes como las bonificaciones, ingresos extras, jornadas cumplidas y retenciones realizadas a todos los trabajadores.

Este documento es de suma importancia dentro de cualquier empresa legalmente establecida, por contener información esencial para el control de gastos y de empleados con los que se cuentan. Permite al empleador cumplir con requisitos legales acerca de los pagos realizados y sobre el seguimiento que llevan las empresas de su personal contratado.

Es posible que algún organismo del estado requiera un ejemplo de nómina de una empresa para conocer cuántos empleados tiene y los salarios que devengan. Por esta razón, suele asignarse personal que se dedique exclusivamente a esta tarea, debido a que es información confidencial que debe mantenerse actualizada y con cifras perfectamente calculadas. También debe ser llevada bajo un estricto control, para que esté disponible en el caso de que un empleado la solicite para verificar su información. La factura que se le entrega a los trabajadores refleja tanto los ingresos brutos como netos, para que ellos tengan conocimiento sobre sus deducciones y su salario final.

Los entes gubernamentales suelen llevar control de estos documentos porque, en ocasiones, se realizan retenciones sobre los salarios que devengan los empleados. Las nóminas tienen un carácter legal que debe ser respetado, y de no hacerlo, esto acarrearía sanciones por parte de entes fiscales. El aspecto legal también influye respecto a la cantidad de trabajadores que laboran en una compañía, y si esta tiene capacidad física y logística para su manutención.

Plantillas de nóminas para descargar

La nómina demuestra cualquier relación de trabajo que exista, por lo que puede ser examinada por la empresa o el estado por distintos motivos. Este registro implica el aspecto contable, debido a que las finanzas de cualquier compañía están relacionadas con los egresos monetarios provenientes del pago de salarios. Con el fin de evitar errores en las cuentas o en los pagos realizados a los trabajadores existen aplicaciones y programas informáticos que facilitan la creación y ejecución.

Plantillas de nómina en Excel y Word

Las plantillas de nómina en Excel, Word o cualquier otro programa, influyen directamente en el desempeño de una empresa, es necesario estructurarla adecuadamente para satisfacer los requisitos legales y que el registro cumpla plenamente con su función. Para lograrlo, se debe conocer el tipo de jornada con la que cumplirán los trabajadores, sea de tiempo completo o tiempo parcial.

El periodo de trabajo va ligado a lo que devengará cada empleado, así como en sus beneficios y bonificaciones adicionales. La jornada tiene aspecto legal, pues se deben contabilizar las horas de trabajo para no exceder el límite permitido. Es conveniente conocer como está conformada la familia de un trabajador, número de hijos, cónyuge, etc., ya que su núcleo familiar puede influir en lo que devengan los trabajadores y en sus deducciones.

El listado debe estar separado por categorías o cargos para poder fijar los salarios en el orden deseado. Se pueden crear sistemas informáticos para separar a los empleados por cargos o niveles de ingresos. Se recomienda contar con personal calificado en cada área implicada en el planeamiento de una nómina. Para no omitir ningún aspecto importante en la estructuración, es útil la presencia de contadores, administradores y expertos en recursos humanos.

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Ejemplos de nómina

Es necesario reflejar toda actividad laboral desempeñada, incluyendo horas extras, labores fuera de la empresa, talleres de mejoramiento profesional, entre otros. Los ceses, reposos y ausencias del trabajador también deben ser reflejadas por influir directamente en su sueldo y retenciones.

Lo primero que se debe colocar al crear un ejemplo de nómina son los datos de la empresa, datos de sus trabajadores y datos del periodo al que refiere esa lista. Al identificar la empresa, se deben incluir todos los datos fiscales, legales, de contacto e identificativos. La información del empleado debe contener sus datos personales, seguro social, dirección, datos de contacto, cargo que ejerce en la empresa, datos de salario y deducciones. Además, debe contener el tipo de contrato que tiene el trabajador con la compañía, su fecha de inicio, duración del contrato y el horario con el que cumple.

El salario

Los ingresos que perciben los trabajadores forman parte importante dentro de los egresos de una empresa, afectando directamente su contabilidad y sus finanzas. Las percepciones salariales se dividen en varios tipos de ingreso que puede recibir el trabajador, dependiendo del cargo que ejerza en la empresa. El salario base es el que se paga a un empleado por un periodo determinado de trabajo y que no puede ser menor al establecido en la ley. El sueldo básico es fijo y tiene que ser pagado periódicamente al trabajador. Los complementos del salario son los pagos adicionales por concepto de horas nocturnas, antigüedad, productividad, peligrosidad, entre otros.

El salario base también se incrementa por trabajar horas extras, las cuales se calculan con base en todo el tiempo laborado fuera del horario establecido. Las horas extras pueden ser realizadas de manera voluntaria o ser solicitadas por la empresa. Las compañías también suelen establecer pagos en especies, estos son remuneraciones en productos o servicios que incrementen los beneficios e ingresos del trabajador. Los pagos en especies son válidos, siempre que no sustituyan el pago monetario mínimo establecido en la ley. También están los pagos extraordinarios, que son todos los que la empresa cancela a los empleados, por convenio o por iniciativa propia.

Al sumar todos los ingresos del trabajador en un periodo de tiempo, se obtiene el sueldo bruto, que debe aparecer reflejado en la plantilla de nómina con este nombre. Posteriormente, se calculan las deducciones especificándolas por separado e indicando el monto de cada una de ellas. Restando las deducciones al sueldo bruto, se obtiene el sueldo neto o líquido a percibir que es la suma final que cobrará el trabajador. Toda esta información debe aparecer claramente reflejada y con los cálculos visibles para poder ser verificados.

Las deducciones

Una deducción es un descuento que se realiza sobre el salario devengado por un trabajador por distintos conceptos. La seguridad social es el cobro de una cuota del salario del trabajador que va dirigida a fondos del estado para ser invertidos en el gasto social. La deducción realizada por seguridad social varía dependiendo del ingreso bruto del empleado, de su formación profesional, sus horas extras laboradas, etc.

Los anticipos también figuran como deducciones, y son aquellos adelantos de salarios solicitados por el empleado, que son cobrados paulatinamente y con posterioridad por la empresa. Todas las deducciones deben aparecer reflejadas de manera clara e individual en la nómina, explicando su procedencia y monto total a descontar. Las deducciones realizadas por una empresa deben respetar los límites de descuentos de salarios establecidos en la ley.

Un descuento sobre el salario mal calculado puede ser impugnado por el trabajador y su solicitud deberá ser atendida por la gerencia correspondiente. Si una reconsideración de una deducción no es resuelta por la empresa, el trabajador puede acudir a un tribunal laboral para solventar su situación. Asimismo, el violentar la confidencialidad de las nóminas de los trabajadores puede acarrear sanciones legales y pecuniarias para la empresa.

Plantilla de nómina para rellenar

Las plantillas de nóminas varían sustancialmente, dependiendo del país en el que se realicen y de sus leyes. La mayoría de las legislaciones establece que debe ser entregada a modo de factura al empleado, para que sirva como recibo de pago. Al igual que cualquier recibo o factura, debe seguir lineamientos dictados en la ley para poder realizar pagos válidos a los trabajadores. La empresa debe archivar todas estas facturas como prueba de que un empleado recibió su salario de manera oportuna.

En la actualidad la tecnología permite que las nóminas para rellenar no tengan que ser impresas y que sean enviadas por correo electrónico u otros medios digitales. Lo importante es poder asegurar la entrega de la factura al empleado y contar con un resguardo que demuestre la recepción del pago. Para facilitar el proceso, evitar errores o resolver los que se presenten se puede utilizar herramientas tecnológicas.

Existen muchas opciones al momento de elegir un programa o sistema informático que facilite el trabajo que genera una nómina. Lo importante es elegir la que más se ajuste a las necesidades de la empresa.

Es de utilidad contar con profesionales en cada área que conlleva la creación de una, ya que son aspectos delicados que deben ser bien ejecutados. Se pueden consultar plantillas de nóminas para tener una idea de cómo se estructuran y los elementos que contiene. También es bueno consultar el ente gubernamental que regula este aspecto, puesto que puede incluir en su página web o facilitar personalmente algún tipo de modelo a seguir para crear una nómina que respete sus lineamientos.