¿Qué es una factura? La definición menos difícil para cualquiera sería un “desglose de la mercancía y la cantidad obtenida a quién debe pagarla” Las facturas para cualquier trabajador autónomo o empresa también pueden ser moldeadas a sus necesidades a partir de plantillas de facturas en diferentes formatos que puede ser completados con la información necesaria para el comprador o referencia del cliente en la factura a pagar.
Descargar plantillas para hacer facturas
Como son documentos de uso fiscal obligatorio, no pueden obviarse en ningún tipo de negociaciones sin importar la actividad comercial que se desarrolle en la organización, ya que son una prueba de los ingresos y gastos de dinero que tiene la empresa.
Recomendación:
- Plantillas de curriculum vitae.
- ¿Necesitas una plantilla de presupuesto en PDF? – descárgala aquí.
- Plantillas de nómina en Excel y Word listas para descargar.
- También tienes plantillas de Excel para todo lo que necesites.
- Descarga un modelo de carta de presentación formal perfecto
- Plantilla para Carta de Despido (todos los tipos)
Sin embargo hacer y diseñar un talonario implica gastos que muchas veces significan un gran sacrificio para las pequeñas y grandes organizaciones. La buena noticia es que en este sitio podrás descargar cientos de plantillas de facturas completamente gratis, solo tendrás que añadir correctamente los datos de tu empresa, dar imprimir o enviar, (según sea la preferencia) y estarán listas con todos los requerimientos legales y fiscales.
Plantillas de facturas para rellenar e imprimir ¿Qué deben tener?
Es muy importante que las plantillas para hacer facturas que descargues cumplan con todos los requisitos exigidos por la ley para que esta sea considerada legal, como por ejemplo: la identificación del documento que afirma se trata de una factura fiscal, acompañada del número correlativo y la fecha.
Otro dato importante es la información fiscal de la empresa: nombre, dirección, razón social, NIF, DNI, entre otros. Igualmente se debe plasmar los datos del receptor como el nombre, apellido, NIF y DNI.
Es necesario colocar la descripción del producto o servicio a facturar, valor del mismo, IVA, monto total y forma de pago. Como la idea es ayudarte a que cumplas de una manera gratuita con todas tus obligaciones fiscales, este sitio web te ofrece las siguientes opciones y ventajas:
En blanco para imprimir
Los beneficios de este tipo de facturación son muchos, comenzando por la disminución en los gastos ya que no tendrás que comprar papel especial, también puedes guardar copias digitalizadas de tus facturas dentro de tu equipo lo que además te permitirá ahorrar tiempo al poder acceder de manera más fácil a cualquier documento solo utilizando alguna la palabra clave.
También puedes personalizar tu modelo de factura con el diseño de tu empresa, dando de ese modo una mejor imagen con una factura que refleje mayor profesionalismo. Por último puedes enviarla por correo si así lo prefiere el cliente.
Digitales y gratuitas
Estas significan un gran ahorro de dinero en especial si son gratis, al ser digitales no hay que gastar en papel, sellos, impresiones, envíos, entre otras cosas. Los clientes recibirán la factura de manera inmediata y más segura, además que permitirá el respaldo de las mismas en cualquier dispositivo.
El espacio utilizado para archivos físicos se reducirá a cero, así como el tiempo para la búsqueda y almacenaje de los documentos logrando de ese modo mayor eficiencia en las actividades de la empresa, también se disminuyen los riesgos de pérdidas de facturas. Y para finalizar al utilizar este tipo de documentos no imprimibles se contribuye de manera significativa con el ambiente evitando la tala de árboles para la elaboración de papel y economizando el agua utilizada para la fabricación del mismo.
Poder hacer facturas en diferentes programas
Una de las ventajas es que pueden ser utilizadas en diferentes programas, lo importante es elegir el que posea los requerimientos que mejor se adapte a las condiciones de la empresa.
Los programas de facturación pueden presentar diversas características o beneficios como el trabajar desde la nube, trabajar de manera electrónica, enlaces con otros dispositivos (Smartphone, Tablet, entre otros), envíos por email, crear informes de contabilidad, (inventario, vendedores, cotizaciones, entre otros).
Diseño de facturas
Estos documentos fiscales dicen mucho sobre la empresa, un buen diseño de las mismas significa que sus dueños o representante se interesan en cada detalle, por el contrario un documentos de este tipo descuidado y mal presentado tal vez pude dar a entender desorganización, falta de creatividad y estilo, entre otros aspectos negativos.
Lo importante es que página como estas ofrecen cientos de modelos de facturas que pueden ser personalizadas de acuerdo a las necesidades, con detalles simples como cambio de color, añadir logotipo, entre otros. No hay necesidad de ser un diseñador gráfico para realizar este tipo de trabajo, ya que se pueden utilizar programas simples para cambiar la apariencia al gusto.
Sin embargo además del aspecto del documento es necesario cumplir con ciertos requisitos que son obligatorios para que la factura pueda ser considerada como legal y confiable para los clientes como por ejemplo:
Espacio para el logotipo
Estos jamás deben faltar en una plantilla de factura ya que otorgan identidad, hacen que las personas con solo verlos reconozcan la organización o marca que representan y también permiten presencia dentro del mercado.
Cuando los logotipos se encuentran bien integrados dan una imagen más profesional, ayudan a que el documento sea identificado fácilmente, por lo tanto serán de mayor agrado para los clientes.
Los mejores logotipos deben cumplir con ciertas características, entre ellas: simplicidad, deben ser únicos y es importante que estén relacionados a la actividad de la empresa, se deben distinguir y deben causar impresión en todo momento.
Los datos fiscales
Son aquellos que no deben faltar en ninguna plantilla de factura, ya que identifican la organización al igual que lo hace el DNI en las personas. En las empresas uno de estos datos se llama NIF. Además de esta información también es necesario que el documento contengan el nombre de la empresa, la dirección fiscal y el código postal.
Si se trata de un trabajador autónomo los datos a incluir en el modelo de factura para imprimir son: el nombre y apellido y el DNI.
El diseño de este documento también debe poseer ciertos espacios destinados a la información fiscal del cliente, información del vendedor, número de la factura y fecha.
El detalle y el coste de cada servicio o producto
En esta parte se especifica que es lo que se está facturando, ya sea por producto o servicio, costo de los mismos por unidad, es necesario que exista una casilla para especificar cuantos artículos del mismo tipo deben ser facturados y el monto total por cada uno de ellos (sin la aplicación del impuesto).
Resumen y desglose del precio final
Este espacio es para colocar el total de la suma de todos los costes de servicios o productos facturados, debajo debe aparecer una casilla con el monto total del IVA y otra que destinada a especificar algún producto que este exento de pagar impuesto, junto a una pequeña leyenda que informe sobre el artículo correspondiente de la ley que le avala.
En caso que la factura sea emitida por un profesional autónomo que preste un servicio a una empresa, la plantilla debe contener un recuadro para la retención del IRPF. Debajo se debe especificar el monto total a pagar del cliente.
El pie de página y datos de contacto
Es importante añadir información adicional de la empresa o el profesional que presta el servicio, como por ejemplo: dirección de la página web, teléfono de contacto, email, entre otros. Estos datos son muy importantes en caso que los clientes deseen comunicarse con la empresa.
¿Cómo hacer una factura con tu modelo para rellenar?
Hacer uso de un modelo de factura para rellenar es algo muy sencillo, solamente deberás escribir los datos de los productos en el formulario, así como de la empresa o profesional que la esté emitiendo, entre otra información requerida, una vez hecho este paso el documento estará listo para imprimir en el formato deseado.
Plantillas de facturas en Excel
Elaborar estos documentos usando Excel tiene muchos beneficios, uno de ellos es que no hay que crearlas desde cero, se pueden utilizar las plantillas que vienen por defecto en el programa o los cientos de plantillas para hacer facturas en Excel que ofrecemos aquí y que funcionarán correctamente.
- Otra ventaja es que todas las de un período determinado, pueden estar almacenadas en un solo libro, se pueden utilizar identificativos en cada una de las hojas para localizarlas fácilmente.
- Enviarlas por correo a los clientes tampoco será un problema al utilizar Excel, solo hay que convertir el archivo en PDF y el problema estará resuelto.
- El mayor beneficio al momento de utilizar Excel es que los cálculos se realizarán automáticamente, evitando de este modo los errores.
- Se pueden realizar ciertas automatizaciones, como la fecha y numeración de los documentos. Por último podrás proteger las hojas e imprimir las facturas.
Plantillas de facturas en Word
Como es fácil de manejar, muchas personas están familiarizadas con Microsoft Word, por lo tanto no es de extrañarse que sea muy utilizado para la elaboración de documentos, lo que ha motivado que el programa tenga cierto número de plantillas para este fin, también permite utilizar otros modelos descargables por internet. Otra ventaja es que son fáciles de personalizar.
Word posee algunos modelos para descargar. Sin embargo Word no servirá para todos los casos, ejemplo de ello los formatos exigidos por las tiendas online.
Plantillas para hacer facturas en PDF
Las plantillas de facturas gratis en PDF son uno de los formatos que se encuentran escalando posición en la preferencias de los empresarios, ya que tiene muchas ventajas como el almacenamiento en la nube, se pueden trabajar desde el dispositivo de preferencia, son las más recomendadas para ser enviadas por correo electrónico y no ocupará tanto espacio en la memoria de los ordenadores al ser descargada, además son muy fáciles de visualizar.
Descargar modelos de factura diferentes para cada profesional
Cada profesional podrá encontrar plantillas de factura para rellenar e imprimir que más se adapte a sus necesidades, ya sea por servicios prestados, clientes en el exterior que tengan una recaudación diferente o no estén obligados a pagar impuestos.
Según sea el profesional y el tipo de factura que necesite, será la descripción del producto o servicio, algunos serán más detallados, otros menos específicos, pero es necesario contar con las plantillas de factura en Excel, Word y otros programas, que les permita cubrir los requerimientos de los clientes.
Para autónomos
Dependiendo del servicio será el formato que usen los autónomos, estas se diferencias de las plantillas comunes debido a que los cargos deben ser desglosados de manera diferente.
Las plantillas de factura para autónomos que usen, por ejemplo, los escritores que pueden cobrar por palabras, trabajos realizados a mano, entre otros, nunca serán iguales a las que necesita un editor de video cuyo pago puede ser por el proyecto terminado o por el tiempo en que se tardó en realizar el trabajo.
Otros detalles a tomar en cuenta son los cobros por licencias de uso, comisiones por ventas, entre otros.
Los términos y condiciones de pago también podrán ser agregados a las plantillas de facturas de los autónomos, especificando si se aceptan tarjetas de créditos o débitos, cheques, medios electrónicos como Paypal, Neteller, Payoneer, entre otros. Por lo tanto se debe agregar la información necesaria como número de teléfono, página web, etc.
Plantillas de facturas proforma
Son utilizadas para enviar al cliente un reflejo de lo que podrá ser su factura legal, este documento se emite antes de concretar la venta con la intención que el remitente obtenga la mayor información posible ante de concretar el acuerdo de compra.
Estos formatos son utilizados principalmente en el comercio internacional.
Es muy importante que esta plantillas de factura proforma sea debidamente identificada como factura pro forma, de este modo se evitará cualquier tipo de confusiones. Generalmente el documento es utilizado para acompañar el envío, solicitarlas licencias de importación o créditos bancarios, pero no tiene ningún valor fiscal.
En diferentes formatos
Son muchas las ventajas de usar las plantillas de facturas gratis para imprimir, como por ejemplo la libertad de utilizar el formato que mejor se adapte a las necesidades, de este modo será más fácil crear cualquier factura por muchos detalles que esta deba llevar, asegurando la exactitud de los cálculos en todo momento.
Modelos con diseños personalizados
Quienes necesiten o deseen dar un toque especial con un diseño que distinga a su empresa, podrán utilizar las opciones que son ofrecidas a través de esta página, que permiten agregar detalles a las plantillas para convertir el documento en algo que se diferencien de los demás.
Programa para hacer facturas electrónicas online
En Internet se pueden encontrar distintos programas para realizar facturas electrónicas online, estos formatos permiten que el proceso sea más rápido y exacto, las personas que les manipulan no tienen que ser expertos en contabilidad, facturación, entre otros, además de poder utilizar todas las comodidades que brinda la nube, acceder al documento desde diferentes dispositivos, entre otros.
Modelos en Word o Excel
Estás plantillas se pueden conseguir en diferentes páginas de Internet, elegir entre un programa o el otro, solo es cuestión de gusto, ya que ambos ofrecen modelos muy parecidos, sin embargo Excel posee la característica de arrojar cálculos precisos y detallados.